REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE GDPR

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

REKISTERINPITÄJÄN NIMI

Rakennusliike Icon Oy
Y-tunnus: 2501202-4

OSOITE

Paulaharjuntie 22
90530 Oulu

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Ville-Pekka Vanninen
sähköposti: ville-pekka.vanninen@rakennusliikeicon.fi
puhelin: +358 (0)45 675 1315

REKISTERIN NIMI

Rakennusliike Icon Oy:n Kontaktirekisteri.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterissä olevia henkilön kontaktitietoja käytetään Rakennusliike Icon Oy:n markkinointi toimenpiteitä, asiakkuuksien hoitamista, sopimusvelvotteiden hoitamista, työsuhteiden hoitamista, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamista ja tiedotusta varten.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rakennusliike Icon Oy:n rekisterit

Rakennusliike Icon Oy ylläpitää ja hallinnoi seuraavia rekistereitä, joissa säilytetään jäsenneltyjä henkilötietoja sisältäviä tietojoukkoja:

asiakasrekisteri
tavarantoimittajarekisteri
työntekijärekisteri

ASIAKASREKISTERI

Tätä rekisteriä ylläpidetään asiakassuhteiden, sopimusvelvoitteiden, laskutuksen ja muun sellaisen toimen suorittamiseksi, johon rekisterinpitäjällä on oikeus joko asiakkaan antaman suostumuksen, rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

TAVARANTOIMITTAJAREKISTERI

Tätä rekisteriä ylläpidetään rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Rekisterinpitäjä on oikeutettu siirtämään asiakkaastaan tarpeelliset tiedot tavarantoimittajalle siinä laajuudessa, joka on tarpeen sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi.

TYÖNTEKIJÄREKISTERI

Tähän rekisteriin taltioidaan rekisterinpitäjän työntekijöitä koskevat tiedot, joita ovat: nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, veronumero, verotiedot, pankkiyhteys, eläketiedot, sairauslomatiedot, lomatiedot, työhistoria, sekä muut vastaavanlaiset tiedot, joihin rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu työsuhteen hoitamiseen ja ylläpitämisen liittyen. Lisäksi näitä tietoja käsitellään lakisääteisin perustein yhteiskunnallisten velvoitteiden hoitamiseksi.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilökontaktin itse antamat tiedot, myyjien syöttämät myynti- ja esittelytapahtumiin liittyvät tiedot, sekä verkkopalvelun automaattisesti keräämä analysointia tukeva aineisto.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET TAI SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisterinpitäjä luovuttaa rekistereissään olevia henkilötietoja viranomaisille ja kolmansille osapuolille lakisääteisten velvoitteiden suorittamiseksi. Tietoja luovutetaan vain tarpeellisilta osin. (huolellisuusvelvoite, HeTil 5 § ja käyttötarkoitussidonnaisuus, HeTil 7 §). Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisella suojatulla palvelimella pääkäyttäjän myöntämien käyttäjätunnusten takana.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja, palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan niiden työntekijöiden toimesta, joilla on työtehtävään ja/tai toimenkuvaan kuuluva oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

Paperitulosteet, kansiot ja muu manuaalisesti kerätty / koottu henkilötieto säilytetään lukituissa tiloissa.

TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN

Rekisterinpitäjä ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin ja ilmoittaa tietoturvaloukkauksista henkilölle, sekä tietosuojavaltuutetulle.

TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Mikäli asiakkaan kanssa käydyt neuvottelut eivät johda sopimukseen, on asiakkaalla oikeus vaatia tietojensa poistamista rekisteristä.

Rekisterinpitäjä arvioi tapauskohtaisesti, miten rekisterinpitäjän oikeutetut edut ja rekisteröidyn perusoikeudet ja vapaudet suhtautuvat toisiinsa. Mikäli henkilötietojen säilyttämiselle ei ole enää lakisääteisiä perusteita, poistetaan henkilötiedot tarpeettomina rekisteristä.

Työntekijöiden, entisten työntekijöiden ja työhaastatteluun osallistuneiden henkilötietoja säilytetään lainmukaiset määräajat. Työhaastatteluun osallistunut, mutta valituksi tulemattoman henkilön tietoja säilytetään yhden vuoden ajan (kanneaika) valinnan suorittamisesta.

Tavarantoimittajat säilyttävät asiakkaan henkilötietoja tapauskohtaisesti kertaluontoisen tavarantoimituksen ajan tai koko sopimusvelvoitteen loppuunsaattamisen ajan.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan, hän voi tehdä sen ottamalla rekisterinpitäjään yhteyttä sähköpostitse.

VALITUSOIKEUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa rekisterinpitäjän toiminnasta Tietosuojavaltuutetun toimistoon: